La version gratuite de HubSpot permet de gérer un CRM, d’envoyer des campagnes marketing, de créer des formulaires ou encore de planifier des rendez-vous sans abonnement payant. En revanche, chaque fonctionnalité est encadrée par des quotas. Lorsqu’une limite est atteinte, le compte n’est pas supprimé, mais certaines actions deviennent impossibles : impossible d’envoyer davantage d’e-mails marketing, de créer de nouveaux éléments ou d’utiliser certaines fonctionnalités tant que le quota n’a pas été libéré ou qu’un abonnement n’a pas été souscrit.
Bonne nouvelle : dans la majorité des cas, il existe des solutions pour continuer à utiliser HubSpot gratuitement sans migrer immédiatement vers une offre payante.
Quels sont les quotas de la version gratuite de HubSpot ?
Les limites évoluent régulièrement, mais la version gratuite comprend généralement les plafonds suivants.
| Fonction | Quota de la version gratuite |
| Contacts et entreprises | 1 000 000 maximum |
| E-mails marketing | 2 000 par mois |
| Lien de prise de rendez-vous | 1 par utilisateur |
| Pipeline de ventes | 1 |
| Pipeline de tickets | 1 |
| Boîte de réception partagée | 1 |
| Modèles d’e-mails | 5 |
| Extraits de texte | 5 |
| Documents partagés | 5 |
| Tableau de bord | 1 |
| Rapports | 10 |
Les e-mails marketing sont réinitialisés automatiquement au début de chaque mois civil. En revanche, les autres limites concernent principalement le nombre d’objets ou de ressources disponibles dans le compte.
Libérer rapidement des quotas sans payer
Dans beaucoup de comptes HubSpot, les limites sont atteintes simplement parce que des données inutiles s’accumulent depuis plusieurs mois ou plusieurs années.
Supprimer les contacts qui ne servent plus
Le CRM contient souvent des milliers de contacts qui ne participent plus aux campagnes : adresses invalides, prospects inactifs, anciens formulaires de test ou doublons.
Avant toute suppression, il est conseillé de filtrer les contacts selon plusieurs critères :
- dernière activité très ancienne ;
- adresse e-mail en erreur permanente (hard bounce) ;
- doublons ;
- formulaires de test ;
- prospects jamais relancés.
Cette opération réduit la taille de la base tout en améliorant la qualité des campagnes marketing.
Vider la corbeille du CRM
Peu d’utilisateurs le savent : supprimer un contact ne libère pas immédiatement le quota.
Les éléments supprimés restent conservés pendant 30 jours dans la corbeille. Tant qu’ils ne sont pas définitivement supprimés, ils continuent à occuper de l’espace dans certains cas.
Après un nettoyage important, il est donc recommandé de vérifier la corbeille afin de finaliser la suppression.
Faire le ménage dans les fichiers
Les images, vidéos, PDF et autres documents importés dans HubSpot peuvent également s’accumuler avec le temps.
Un passage dans le gestionnaire de fichiers permet souvent de supprimer :
- anciennes brochures ;
- logos obsolètes ;
- documents téléchargés plusieurs fois ;
- images utilisées uniquement pour des tests.
Même si ces fichiers n’ont pas toujours un impact direct sur tous les quotas, ils rendent le compte plus simple à administrer.
Le quota d’e-mails est atteint : quelles solutions ?
La limite de 2 000 e-mails marketing par mois peut être atteinte rapidement lorsqu’une newsletter est envoyée à plusieurs milliers de contacts.
Dans cette situation, plusieurs solutions existent sans abandonner HubSpot.
Utiliser Brevo pour les campagnes marketing
Beaucoup d’entreprises conservent HubSpot comme CRM principal tout en utilisant Brevo pour les campagnes d’e-mails.
Brevo propose notamment :
- jusqu’à 300 e-mails par jour avec son offre gratuite ;
- aucune limite sur le nombre de contacts enregistrés ;
- des fonctions de segmentation et d’automatisation.
Les nouveaux contacts peuvent être synchronisés automatiquement entre les deux plateformes grâce à des outils d’intégration.
MailerLite pour les newsletters
Une autre possibilité consiste à connecter MailerLite au CRM.
Cette solution permet de continuer à gérer les campagnes marketing sans utiliser le quota d’envoi de HubSpot.
Le CRM conserve ainsi tout l’historique commercial tandis que l’e-mailing est traité par un service spécialisé.
Les formulaires sont limités : quelles alternatives ?
Lorsqu’un formulaire HubSpot ne répond plus aux besoins ou que l’on souhaite utiliser un autre outil, plusieurs plateformes gratuites peuvent récupérer les informations puis les envoyer automatiquement vers le CRM.
Parmi les solutions les plus utilisées :
| Outil | Utilisation principale |
| Tally | Formulaires simples |
| Typeform | Formulaires interactifs |
| Google Forms | Collecte rapide de données |
Les réponses peuvent ensuite être synchronisées automatiquement avec HubSpot grâce à différents connecteurs.
Le lien de prise de rendez-vous ne suffit plus
La version gratuite limite le nombre de liens de réservation disponibles.
Lorsqu’une équipe commerciale souhaite proposer plusieurs calendriers ou plusieurs types de rendez-vous, Calendly constitue une alternative fréquemment utilisée.
La version gratuite permet déjà :
- un calendrier actif ;
- la synchronisation avec Google Calendar ou Outlook ;
- l’envoi automatique des confirmations.
Les rendez-vous peuvent ensuite être enregistrés dans HubSpot via une intégration.
Combiner plusieurs outils gratuits peut éviter un abonnement
Beaucoup de petites entreprises utilisent HubSpot uniquement comme CRM central tout en répartissant certaines fonctions sur d’autres plateformes gratuites.
| Besoin | Outil complémentaire |
| E-mails marketing | Brevo ou MailerLite |
| Formulaires | Tally ou Typeform |
| Rendez-vous | Calendly |
| Automatisation | Make ou Zapier (version gratuite selon les volumes) |
Cette organisation permet de conserver les fiches clients dans HubSpot tout en évitant d’être bloqué par certains quotas de la version gratuite.
À partir de quel moment une offre payante devient-elle plus intéressante ?
Multiplier les outils gratuits fonctionne très bien pendant les premières années d’activité. En revanche, lorsque les campagnes marketing deviennent plus fréquentes, que plusieurs commerciaux utilisent le CRM ou que les automatisations se multiplient, cette organisation peut devenir plus complexe à administrer.
Le passage à une offre payante devient souvent intéressant lorsque les limites de la version gratuite sont atteintes chaque mois, que plusieurs intégrations externes sont devenues indispensables ou que le temps passé à contourner les quotas dépasse le coût de l’abonnement. À ce stade, les fonctionnalités supplémentaires, les automatisations natives et les quotas plus élevés simplifient largement l’administration quotidienne du CRM.